comOPERON to autorski produkt BSB umożliwiający zdefiniowanie i zarządzanie weryfikacją i zmianą wszystkich dokumentów opisujących funkcjonowanie organizacji.

System odpowiada miedzy innymi za zarządzanie regulacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi, przepisami prawa, wdrożonymi w organizacji procedurami oraz dobrymi praktykami.

Funkcjonalność

• identyfikowanie i definiowanie bazy dokumentów oraz określenie osób bądź grup osób odpowiedzialnych za bieżącą kontrolę i aktualizację zgromadzonych informacji
• aktualizacja zidentyfikowanych regulacji, procedur itd.
• gromadzenie wszelkich dokumentów (przechowywanie dokumentów w formie załączników) związanych ze zidentyfikowanymi regulacjami/procedurami
• określenie powiązań pomiędzy zidentyfikowanymi regulacjami, a innymi regulacjami, wykorzystywanymi systemami informatycznymi, czy też oferowanymi produktami
• opisywanie zdefiniowanych powiązań w zakresie siły powiązania, rodzaju zależności
• aktualizacja wszelkich regulacji, stosowanych procedur, systemów, itp. zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w ramach powiązanych regulacji, procedur itd.
• automatyczne powiadamianie oraz generowanie zadań do wykonania dla osób odpowiedzialnych za zdefiniowane obiekty o konieczności ich weryfikacji i być może modyfikacji z uwagi na zmiany w ramach innych obiektów powiązanych
• prowadzenie oraz bieżący przegląd pełnej historii zmian zarówno w zakresie wprowadzanych modyfikacji dokumentów/regulacji/procedur (obiektów) jak i w zakresie modyfikacji powiązań pomiędzy nimi.automatyczne wskazywanie procedur do aktualizacji

Korzyści

• ograniczenie pracochłonności monitorowania zmieniających się zewnętrznych aktów prawnych. System zapewni dystrybucję informacji po zidentyfikowaniu planowanej zmiany
• ograniczenie ryzyka wystąpienia niezgodności w wyniku braku wiedzy o zmianach aktów prawnych lub zaniechania osób dzięki rejestracji informacji potwierdzającej przeprowadzenie rejestracji
• obniżenie ryzyka wystąpienia niezgodności prawnej poprzez monitoring stopnia dostosowania wszelkich dokumentów, procedur, systemów, oferowanych produktów do zmian zachodzących w ramach powiązanych z nimi regulacji zewnętrznymi i wewnętrznymi
• usprawnienie przepływu informacji o planowanych zmianach prawnych. Szybsze uzyskanie informacji przez osoby odpowiedzialne za dostosowanie dokumentów wewnętrznych banku zmniejsza ryzyko, że prace nie zostaną wykonane na czas lub też, że z uwagi na brak czasu lub potrzebnych informacji obniżona zostanie jakość dokumentów wewnętrznych

Technologia

• dostęp do narzędzia poprzez przeglądarkę internetową
• system może być zintegrowany z Active Directory odbiorcy łącznie z włączeniem mechanizmu SSO
• system zintegrowany jest z serwerem pocztowym wysyłając maile o konieczności wykonania zadań w systemie